Portrait Christian Kohli, CEO T2i
6 gute Gründe, das eigene HR zu digitalisieren
Lohnzahlungen, Ferien, Absenzen, Spesenabrechnungen oder Bewertungen: Es gibt zahlreiche Gründe, das eigene Personalwesen zu digitalisieren. Dazu kommt noch der Zeit- und Effizienzgewinn. Für YELLOW gibt uns Christian Kohli, CEO des Unternehmens T2i – spezialisiert auf Softwarelösungen und IT-Services –, die sechs wichtigsten Gründe, den Schritt zu wagen.
Für alle zugänglich
Die Digitalisierung des Personalwesens ist für jedes Unternehmen leicht zugänglich, sei es privat oder öffentlich. «120 Gemeinden und 110 Unternehmen aus verschiedenen Branchen setzen unsere HR-Lösungen ein oder lassen diese Aufgabe von uns übernehmen», erläutert Christian Kohli, dessen hauptsächlich in der Westschweiz tätiges Unternehmen nun auch den Deutschschweizer Markt erschliessen will. «Auf dem Schweizer Markt besteht eine starke Nachfrage, HR-Prozesse auszulagern und zu digitalisieren. Mittelgrosse Unternehmen mit 50 bis 100 Mitarbeitenden, grosse, international tätige Unternehmen und Verwaltungen profitieren alle von zahlreichen Vorteilen.»
Schluss mit mühsamer Administration
Die Lohnbuchhaltung ist eine zentrale Aufgabe der Human Resources. Sie unterliegt zahlreichen Normen und Zertifizierungen (zum Beispiel Swissdec 5.0) und ist anspruchsvoll und aufwendig. «Immer mehr Unternehmen wollen sich nicht mehr mit diesen Einschränkungen, Normen und dem Aufwand des HR beschäftigen, die Zeit und Fachkenntnisse erfordern. In kleinen Firmen kümmert sich eine Person darum und übernimmt daneben noch andere Aufgaben. Ab 30 bis 40 Personen benötigt es eine Vollzeitstelle. Indem man die Administration einer Softwarelösung überlässt, schafft man Zeit und Platz, um seine eigentliche Arbeit oder andere wichtige Aufgaben zu erledigen.»
Von einer einzigen Benutzeroberfläche profitieren
«Die Lohnbuchhaltung ist das Rückgrat der Human Resources. Ferien und Absenzen, Arbeitszeiterfassung, Personaldossiers, Spesenabrechnungen, Beurteilungen und Ziele – alles bezieht sich darauf.» Gemäss Christian Kohli liegt der Vorteil einer digitalen Lösung darin, ein einziges Verwaltungsportal zu haben, auf dem alle Informationen in Echtzeit zusammenkommen. Das ist ein echter Gewinn für alle. Das Unternehmen erhält aktuelle Informationen und eine Gesamtübersicht, die Mitarbeitenden eine Plattform mit allen für sie relevanten Informationen. Zeitraubende Prozesse werden hinterfragt. Die digitale Lösung erleichtert die Handhabung und den Umgang mit allen administrativen HR-Abläufen.
Massgeschneiderte Leistungen
T2i bietet eine modulare HR-Lösung namens «HR Café» an. «Alle Kundinnen und Kunden haben eigene Bedürfnisse. Ein grosses Unternehmen benötigt einen grossen HR-Apparat, während ein kleines Unternehmen vor allem an der Lohnverarbeitung interessiert sein könnte», führt der CEO weiter aus. «Die Kundinnen und Kunden starten häufig mit einem ersten Modul – in der Regel der Lohnbuchhaltung. Sie erkennen rasch die Vorteile, die sie davon haben, und nehmen weitere Module dazu. Unser modularer Ansatz eignet sich für alle Arten von Kunden. Wir begleiten sie und implementieren die passenden Prozesse sowie die richtigen Abläufe für ihre HR-Themen.»
Komfortgewinn
«Die Automatisierung administrativer Aufgaben wirkt sich sehr positiv auf die Qualität der Beziehung zwischen der Personalabteilung und den Mitarbeitenden aus», betont der Fachmann von T2i. «Nehmen wir als Beispiel die Spesenabrechnung. Nach einem Geschäftsessen die Rechnung zu fotografieren und direkt ins HR-Management-Tool hochzuladen, ist viel einfacher und zeitsparender, als zahllose Papierbelege aufbewahren und Ende Monat von Hand abtippen zu müssen. Dass Prozesse und Abläufe vereinfacht werden, ist für Unternehmen einer der zentralen Vorteile der Digitalisierung.»
Die Daten sind sicher
HR-Daten sind personenbezogene Daten im Sinne des Datenschutzgesetzes, in einigen Fällen sogar besonders schützenswerte Personendaten. «Die Verarbeitung der HR-Daten muss gesetzeskonform und für Unternehmen und Mitarbeitende sicher sein», erklärt Christian Kohli. «Wir ermitteln die Sicherheitsauflagen, bevor wir Lösungen und Architekturen entwickeln. In den Modulen regelt das Berechtigungsmanagement sehr detailliert, wer worauf Zugriff hat.» Die Daten müssen in der Schweiz auf absolut sicheren Servern gehostet werden, um jeglichen missbräuchlichen Zugriff zu verhindern.
HR Café, ein Angebot von Groupe T2i
Das Unternehmen T2i, an dem die Post seit 2022 eine Mehrheit hält, unterstützt Unternehmen bei der digitalen Transformation. Es bietet sichere und integrierte Softwarelösungen für verschiedene Branchen an. Das von ihm entwickelte «HR Café» eignet sich für die Digitalisierung der Human Resources von Unternehmen und Verwaltungen mit mehr als 50 bis 100 Mitarbeitenden. Die Aktivitäten von T2i fügen sich ein in die Strategie der Post, sich noch stärker als verlässliche Partnerin für Verwaltungen und Unternehmen zu etablieren.
