6 bonnes raisons de digitaliser ses RH

Paies, congés, absences, notes de frais ou évaluations, il existe de nombreuses raisons de vouloir digitaliser ses ressources humaines. A la clé, gain de temps et d’efficacité. Pour YELLOW, Christian Kohli, CEO de l’entreprise T2i – éditeurs de solutions logicielles et prestataire de service informatique – nous donne le top 6 des raisons de sauter le pas.

Accessible à tout le monde

La digitalisation des ressources humaines est facilement accessible à toute entreprise, du secteur public ou privé. «120 communes et 110 entreprises de différents secteurs utilisent nos solutions RH ou nous délèguent cette activité», explique Christian Kohli dont l’entreprise principalement active en Suisse romande s’ouvre au marché alémanique. «Le marché suisse est très demandeur d’externaliser et dématérialiser ses processus RH. Moyennes entreprises à partir de 50-100 salariés, grandes entreprises d’envergure internationale ou administrations y trouvent de sérieux avantages».

Exit les processus administratifs lourds

La gestion des salaires est une fonction clé des ressources humaines. Soumise à l’évolution des normes, aux certifications (par exemple Suissedec 5.0), elle est exigeante et contraignante. «De plus en plus d’entreprises veulent se soustraire complètement à ces contraintes de gestion, de normes, de traitement, qui demandent beaucoup de compétences et de temps. Dans les toutes petites entreprises, cette tâche est récupérée par une personne qui a un autre cahier des charges. A partir de 30-40 personnes, une entreprise a facilement besoin d’une personne à temps plein. En déléguer la gestion à une solution logicielle permet de laisser la place et le temps de faire son vrai travail ou d’autres tâches plus importantes».

Bénéficier d’une seule interface

«Les salaires sont un peu la colonne vertébrale RH. Congés et absences, comptage horaires, dossiers personnels, notes de frais, évaluations et objectifs, tout s’y rapporte». Pour Christian Kohli, l’intérêt d’une solution digitalisée permet d’avoir un seul portail de gestion où sont centralisées toutes les différentes informations en temps réel. Tout le monde est gagnant. L’entreprise dispose d’informations actuelles et d’une vue globale. Les collaboratrices et les collaborateurs, d’une plateforme unique avec les précieuses informations les concernant. Les processus chronophages sont remis en cause. La solution digitale apporte une grande facilité de gestion et d’interaction pour toutes les démarches administratives RH.

S’offrir des services à la carte

T2i propose une offre modulaire dédiée aux ressources humaines baptisée «HR Café». «Chaque client a des besoins propres. Une grosse entreprise a besoin d’une grosse machine RH quand une petite entreprise pourra surtout être intéressée par la gestion des paies», note encore le CEO. «Les clients commencent souvent avec un premier module – pour la plupart, il s’agit de la gestion des salaires. Rapidement, ils se rendent compte du bénéfice que cela leur apporte et s’offre d’autres compléments. Notre approche modulaire s’adapte à tous types de clients. Nous les accompagnons pour mettre en place le bon processus et la bonne manière de traiter leurs thématiques RH».

Gagner en confort

«Il existe un lien étroit entre l’autonomisation des tâches administratives et l’impact sur la qualité de l’interaction du service RH avec le personnel», souligne l’expert T2i. «Prenons l’exemple de la gestion des notes de frais. Prendre une photo de son ticket après un repas professionnel et l’envoyer directement dans le système de gestion des RH sera bien plus simple et moins chronophage que d’empiler des tickets papier au fond de ses poches et devoir manuellement les retranscrire à la fin du mois. La simplification des processus et des démarches est au cœur du bénéfice de la digitalisation pour les entreprises».

Les données sont protégées

Les données RH sont des données personnelles au sens de la loi sur la protection des données. Dans certains cas, il s'agit même de données sensibles. « Le traitement des données RH doit être conforme à la loi et sûre pour les entreprises et les collaborateurs », détaille encore Christian Kohli. «Nous déterminons les contraintes sécuritaires avant d’établir des solutions et des architectures. Dans les modules, nous avons également une sécurisation très fine qui définit précisément qui a accès à quoi.» Les données doivent être hébergées en Suisse, sur des serveurs parfaitement sécurisés afin de prévenir tout accès frauduleux.