Mit IncaMail zum papierlosen Büro

Dokumente wie Lohnabrechnungen physisch zu versenden, ist kostenintensiv und zeitaufwendig. Mit IncaMail treibt die Schweizerische Post die Digitalisierung voran und ebnet den Weg zum papierlosen Büro. Wie HR-Abteilungen mit IncaMail nachhaltig Ressourcen, Kosten und Zeit sparen können, zeigt unser Beispiel der «Fiktiv AG».

Lohnabrechnungen ausdrucken, couvertieren und physisch versenden? Bei vielen Firmen und Organisationen ist das auch im digitalen Zeitalter noch üblich. So auch bei der «Fiktiv AG». Hans Meier, Personalleiter der Firma, stört das seit Langem. Denn nachhaltig ist es nicht, wenn jeden Monat für knapp 1000 Mitarbeitende viele Seiten bedruckt, Couverts frankiert, zur Post gebracht und dann zugestellt werden. Abgesehen von dem ökologischen Aspekt: Die Kosten für Papier, Toner und Porto addieren sich über das Jahr zu einer ordentlichen Summe. Und die Drucker und Couvertiermaschinen wurden mit der Zeit zunehmend störanfällig. Was tun, um den Prozess und die Kommunikationswege zu optimieren? Druck und Versand auslagern? Oder – auch angesichts der steigenden Preise für Rohstoffe und Energie – auf eine digitale Lösung setzen? Schauen wir Personalleiter Hans Meier und seiner Mitarbeiterin Carla Maggio beim Entscheidungsprozess über die Schulter.

Die Entscheidung: Abschied vom Papier

«Wir könnten ein HR-Portal einrichten, wo die Mitarbeitenden selbstständig auf Lohnnachweise und weitere Informationen zugreifen», schlägt Carla Maggio vor. «Uff, das ist ein komplexes IT-Projekt. Da liegen dann eine Menge sensibler Daten», gibt Hans Meier zu bedenken. «80 Prozent unserer Belegschaft arbeiten in der Montage und haben am Arbeitsplatz keinen Zugriff auf ein solches Portal. Für eine gute Akzeptanz müssten wir alle gründlich schulen. Und mit unseren temporären Kräften gestaltet sich das erst recht schwierig.» «Und wenn wir die Lohnabrechnungen an die private E-Mail-Adresse der Mitarbeitenden schicken?», sagt Carla Maggio. «Wichtig wäre natürlich, dass sich die Dokumente direkt und unkompliziert aus unserem Lohnbuchhaltungssystem versenden lassen. Und klar: Für unsere Belegschaft muss es einfach sein, die geschützten Dokumente zu bekommen und zu öffnen. Auch mobil.» Sie zögert. «Wobei: Dürfen wir so vertrauliche Daten überhaupt per E-Mail verschicken?»

Ein guter Punkt: Schreiben doch das Eidgenössische Datenschutzgesetz (DSG) und die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) klar vor, dass persönliche oder personenbezogene Daten nur geschützt elektronisch versendet werden dürfen. Verstösst ein Unternehmen gegen diesen Grundsatz, drohen erhebliche Sanktionen.

Und dann fangen die beiden an, die Kosten für den physischen Versand der Lohnabrechnungen zu überprüfen: Alles in allem schätzen sie diese auf über 12 000 Franken pro Jahr ein. Wie geht es günstiger?

Die Lösung: Verschlüsselter Versand mit IncaMail

Das Team Meier-Maggio recherchiert gründlich. Der Datenschutz, Nachhaltigkeitsaspekte, die Effizienzsteigerung, Kosteneinsparungen sowie das unkomplizierte Handling für die Mitarbeitenden: Diese Aspekte führen zur Entscheidung der Fiktiv AG für IncaMail, den E-Mail-Verschlüsselungsdienst der Schweizerischen Post.

Mit IncaMail versendete Inhalte sind für Dritte nicht einsehbar. Mit einem Mausklick werden sie nach internationalem Standard mit der patentierten SAFE-Technologie verschlüsselt und nirgends dauerhaft gespeichert. Die Mitarbeitenden erhalten ihre Lohnabrechnung direkt als sicheres und elektronisch signiertes E-Mail an ihre private E-Mail-Adresse. Versand und Empfang der IncaMail-Nachrichten werden von der Post jederzeit nachweisbar dokumentiert. IncaMail ist vom Eidgenössischen Justiz- und Polizeidepartement EJPD offiziell als sichere Zustellplattform anerkannt.

Einfach umsetzen und nutzen

Ein weiteres wichtiges Argument für die Fiktiv AG: Die Umstellung auf die elektronische Zustellung mit IncaMail geht ohne aufwendiges IT-Projekt. Dank flexiblen Schnittstellen lässt sich IncaMail direkt aus einer Business-Software wie SAP, Abacus oder Microsoft Dynamics heraus nutzen.

So kann das Unternehmen IncaMail für den Massenversand aus der Business-Software innerhalb von zwei Tagen implementieren. Die Post stellt Anleitungen, Vorlagen und Checklisten zur Information und Schulung der Mitarbeitenden kostenlos zur Verfügung. Nun steht dem effizienten verschlüsselten Versand nichts mehr im Weg.

Für die Belegschaft der Fiktiv AG ist die Lösung denkbar praktisch: Die Mitarbeitenden müssen sich nicht in ein separates Unternehmensportal einloggen, haben weltweit jederzeit Zugriff und können die Lohnabrechnungen in ihrer Mailbox archivieren.

Und die Kosten? Hans Meier und Carla Maggio rechnen noch einmal alles durch: Ausser den Set-up-Kosten fällt nur noch eine kleine Jahrespauschale pro Mitarbeiterin und Mitarbeiter an. Durch den Wegfall von Druck, Verpackung und physischem Versand erzielen sie eine Kostenersparnis von 60 Prozent.

* Jede Ähnlichkeit mit einer existierenden Firma oder realen Personen wäre rein zufällig.