Vers un bureau sans papier avec IncaMail

L’envoi physique de documents tels que des décomptes de salaire mobilise beaucoup de temps et d’argent. Avec IncaMail, la Poste accélère la numérisation et ouvre la voie à un bureau sans papier. Notre exemple avec «Fictive SA» montre comment les services RH peuvent économiser durablement des ressources, du temps et de l’argent avec IncaMail.

Imprimer des décomptes de salaire, les mettre sous pli et les envoyer physiquement? Même à l’ère du numérique, c’est encore monnaie courante dans bon nombre d’entreprises et d’organisations. Tout comme chez«Fictive SA». Cela dérange depuis longtemps Hans Meier, responsable du personnel de l’entreprise. Ce n’est en effet pas durable d’imprimer de nombreuses pages chaque mois pour près de 1000 personnes, d’affranchir autant d’enveloppes avant de les amener à la Poste pour qu’elles soient distribuées. Outre l’aspect écologique, les coûts pour le papier, le toner et les frais de port finissent par représenter à la fin de l’année une sacrée somme. Et au fil du temps, les imprimantes et machines de mise sous pli tombent de plus en plus en panne. Que faire pour optimiser le processus et les canaux de communication? Externaliser l’impression et l’envoi? Ou, au vu des hausses de prix des matières premières et de l’énergie, miser sur une solution numérique? Observons Hans Meier et sa collaboratrice Carla Maggio lors du processus de décision.

La décision: la fin du papier

«Nous pourrions créer un portail RH où les collaboratrices et les collaborateurs auraient accès à leurs justificatifs de salaire et à d’autres informations en toute autonomie», propose Carla Maggio. «Ouh, c’est un projet informatique complexe. Ça concerne un gros volume de données sensibles», fait remarquer Hans Meier. «Sans oublier que 80 % de notre personnel est au montage et n’aurait pas accès à un tel portail sur son lieu de travail. Il nous faudrait former tout le monde pour garantir une bonne acceptation du système. Et avec notre personnel temporaire, ce serait vraiment difficile à mettre en place.» «Et si nous envoyions les décomptes de salaire aux adresses e-mail privées des collaboratrices et collaborateurs?», demande Carla Maggio. «Il faudrait bien sûr que les documents puissent être envoyés directement et facilement depuis notre système de comptabilité des salaires. Et évidemment, ce devrait être simple pour notre personnel de recevoir les documents protégés et de les ouvrir. Même en déplacement.» Elle hésite. «Mais, au fait, avons-nous le droit d’envoyer des données aussi confidentielles par e-mail?»

Un point intéressant: la loi fédérale sur la protection des données (LPD) et le Règlement général de l’UE sur la protection des données (RGPD) énoncent clairement que les données personnelles ou à caractère personnel ne peuvent être envoyées par voie électronique que si elles sont protégées. Une entreprise qui contrevient à ce principe s’expose à de lourdes sanctions.

Les deux collègues s’attèlent ensuite à examiner les coûts représentés par l’envoi physique des décomptes de salaire. Au final, ils les estiment à plus de 12 000 francs par an. Comment baisser ces coûts?

La solution: l’envoi chiffré avec IncaMail

Le duo Meier-Maggio fait de nombreuses recherches. Protection des données, durabilité, gains d’efficience, économies de coûts et facilité d’utilisation pour le personnel: tous ces aspects conduisent Fictive SA à opter pour IncaMail, le service de chiffrement des e-mails de la Poste.

Avec IncaMail, les contenus des messages ne sont pas consultables par une tierce personne. Ceux-ci sont chiffrés en un clic selon la norme internationale avec la technologie brevetée SAFE et ne sont enregistrés nulle part de façon permanente. La collaboratrice ou le collaborateur reçoit son décompte de salaire directement à son adresse électronique privée sous forme d’e-mail muni d’une signature électronique. L’envoi et la réception de messages IncaMail sont documentés par la Poste et traçables à tout moment. IncaMail est reconnue officiellement comme une plateforme de distribution sécurisée par le Département fédéral de justice et police (DFJP).

Simplicité de mise en œuvre et d’utilisation

Un autre argument important a pesé dans la décision de Fictive SA: le passage à la distribution électronique avec IncaMail ne nécessite pas de projet informatique compliqué. Grâce à la flexibilité de ses interfaces, IncaMail peut être utilisé directement depuis des logiciels d’entreprise comme SAP, Abacus ou Microsoft Dynamics.

L’entreprise peut ainsi implémenter IncaMail pour les envois en nombre à partir de son propre logiciel en deux jours. Pour renseigner et former le personnel, la Poste met gratuitement à disposition des instructions, des modèles et des check-lists. Ainsi, il n’y a plus aucune raison de ne pas opter pour un envoi efficace et chiffré des documents.
Pour le personnel de Fictive SA, la solution est vraiment pratique: les collaboratrices et les collaborateurs n’ont pas besoin de se connecter à un portail d’entreprise séparé, ils peuvent avoir accès à leurs données à tout moment et dans le monde entier et archiver les décomptes de salaire dans leur boîte aux lettres électronique.

Et le coût? Hans Meier et Carla Maggio refont le calcul: hormis les coûts de configuration, il ne reste qu’un petit forfait annuel par membre du personnel. La suppression de l’impression, de la mise sous pli et de l’envoi physique leur permet de réaliser une économie de 60 %.

* Toute ressemblance avec une entreprise ou des personnes existantes ne saurait être que fortuite.